システム手帳を買ったものの、結局メモ帳と変わらない使い方をしているのがわかり、使い方について調査。
ここではGTDをシステム手帳に応用する方法について記載します。
GTDとは？
Getting Things Done（ゲッティング・シングス・ダン）、略称 GTD（ジー・ティー・ディー）は、個人用のワークフローの管理手法である。デビッド・アレン（David Allen）が同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』（原題: Getting Things Done、2002年）の中で提唱する。ハッカー文化の一つで[要出典]、LifeHack（ライフハック）の中でも代表的なものである。, and a life of dance.
「ナレッジワーカー（知識労働者ないし頭脳労働者）の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを損なわないための体制作りなどが含まれる。心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すことである。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。
引用元：Wikipedia
システム手帳を使い始めたのも、タスクに追われる日々を過ごしていたからで、何とかこの状況を脱却したいという気持ちがきっかけ。
GTDを進める流れ
- 把握
- 見極め
- 整理
- 更新
- 選択
GTDについてはネットでも情報がありますので、システム手帳で使う場合、メモで終わってしまわないためにもきっちり各ステップの用紙を準備して作業に取り掛かりましょう。
GTDとシステム手帳
システム手帳でそれぞれのページを用意します。
1.把握
全部のタスクを可視化するのが把握するステップになります。抱えている全部のタスクですから、手を止めることなく自由に頭からとにかく書き出します。
そのため、自由に書き出しやすい形式の用紙を使うのが良いでしょう。
おすすめは、罫線のみ、もしくは罫線すらない白紙の用紙を使うことです。
2.見極め
見極めステップでは、把握で可視化したタスクを分析します。
分析では、「重要度」と「緊急度」の２つの軸を使用したマトリックスを使用します。
ここで使う用紙は白紙がおすすめです。
白紙の用紙に縦横中央に線を引き、4つに空間を分けます。
4つの空間は、「重要かつ緊急」「重要だが緊急ではない」「重要でないが緊急」「重要でも緊急でもない」を表します。
把握で可視化したタスクをこのマトリックスに当てはめていき、実行すべきタスクを明確にします。
特に「重要だが緊急ではない」タスクが後回しにされる傾向があるので、意識して実行に移すと良いでしょう。
3.整理
整理ステップでは、見極めで明確にしたタスクを実行するためにさらに細かく行動を分けていきます。
細分化して自分が管理しやすく、あとは実行に移すだけの状態にしておくと、タスクを消化しやすくなります。
ここで使う用紙は、罫線の用紙が良いでしょう。
1行目に処理をするタスクをタイトルとして書きます。
その下へタスクが完了するまでのステップを細分化していくと良いでしょう。
4.更新
タスクを実行していると、つい１つのタスクで視野が狭くなってしまいます。
そのため、把握ステップで洗いだしたタスク全体を見るとほどんど終わっていないことがあります。
そうならないためにも、定期的に見極めステップで分類した実行すべきタスク全体の進捗度や新たなタスクなど見直すことをおススメします。
5.選択
選択ステップに来るとあとは実行に移すだけです。
まとめ
システム手帳でGTDを実行する方法について記載しました。
さらにシステム手帳は使い方は人それぞれです。
ここで紹介した方法はあくまでも一例ですので、自分なりの良い方法を発見していくとさらにシステム手帳もGTDも楽しめるのではないでしょうか。